办公人必知！Office 软件实用技巧大放送​

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宝子们，在职场 “摸爬滚打”，每天都得和 Office 软件 “亲密接触”。Word 用来写文档，Excel 处理数据，PowerPoint 做演示文稿。但你真的把它们的潜力都挖掘出来了吗？今天就来给大伙分享一些超实用技巧，让办公效率直线上升！​
Word 篇​
快速格式刷：格式刷堪称 Word 排版的 “秘密武器”。当你精心设置好一段文字的字体、字号、颜色、段落间距等格式后，要是想让其他段落也拥有同样 “精致” 的格式，别再手动一个一个调整啦！选中已经设置好格式的段落，鼠标左键单击一下 “格式刷” 按钮，此时鼠标指针会变成一个小刷子形状，接着用这个 “小刷子” 去刷你想要应用相同格式的段落，瞬间，格式就复制过去啦。要是想连续给多个段落应用相同格式，那就双击 “格式刷” 按钮，这样就可以持续使用格式刷，直到你再次单击格式刷按钮或者按 Esc 键退出。​
巧用样式功能：写长文档，比如策划案、论文时，样式功能简直是 “救星”。先选中一段你想设置为特定样式的文本，点击 “开始” 选项卡，在 “样式” 组里，选择一种样式，比如 “标题 1”“标题 2” 等，后续如果需要修改所有这类标题的格式，只要在样式库中右键单击该样式，选择 “修改”，所有应用了这个样式的文本格式会一键更新，超省心！​
自动保存与恢复：是不是遇到过电脑突然死机、软件崩溃，辛辛苦苦写的文档还没保存的 “惨案”？别怕，Word 有自动保存功能。点击 “文件” 选项卡 - “选项” - “保存”，在这里可以设置自动保存的时间间隔，比如 10 分钟，这样每隔 10 分钟，Word 就会自动保存一次文档。要是真的遇到意外情况，重新打开 Word 后，点击 “文件” - “信息” - “管理文档” - “恢复未保存的文档”，就能找回之前自动保存的版本啦。​
Excel 篇​
函数快速求和：处理数据时，求和是常见操作。比如要计算一列数据的总和，传统方法是一个一个相加，太麻烦！其实，只需选中需要求和的数据区域，然后点击 “公式” 选项卡，再点击 “自动求和” 按钮，Excel 会自动识别需要求和的范围并给出结果，也可以直接在需要显示结果的单元格中输入 “=SUM ( )”，在括号内选中要求和的数据区域，按下回车键，同样能快速得出总和。​
数据排序与筛选：当表格中有大量数据时，想快速找到特定数据或按某种规则排列数据，排序和筛选功能超有用。选中数据区域，点击 “数据” 选项卡，“排序” 按钮可以按照你设定的条件，如按数字大小、字母顺序等对数据进行排序；“筛选” 按钮能让你通过设置筛选条件，只显示符合条件的数据，比如筛选出销售额大于某个数值的数据行。​
冻结窗格：查看长表格数据时，滚动到后面，表头不见了，导致分不清每列数据的含义。这时 “冻结窗格” 就派上用场了。点击 “视图” 选项卡，若想冻结表头，让表头在滚动时始终显示，就选择 “冻结首行”；如果想固定左侧某几列，选择 “冻结首列”；还能自定义冻结行或列，比如冻结前 3 行和前 2 列，方便对照查看数据。​
PowerPoint 篇​
主题应用与自定义：制作 PPT 时，想要整体风格统一又美观，主题功能不可少。点击 “设计” 选项卡，这里有很多预设主题供选择，应用主题后，PPT 的字体、颜色、背景、图表样式等都会统一改变。要是预设主题不符合需求，还能点击主题右侧的下拉箭头，选择 “变体” - “颜色”“字体”“效果” 进行自定义设置，轻松打造独特风格。​
母版编辑：进入 “视图” 选项卡，点击 “幻灯片母版”，在这里可以对幻灯片的标题、正文、页脚等元素的格式进行统一设置。设置好后，新建的幻灯片都会遵循母版格式。比如在母版中设置好标题字体、字号、颜色，以及正文缩进格式等，后续添加新幻灯片时，标题和正文格式自动符合母版设定，而且修改母版，所有相关幻灯片都会同步更新，大大节省时间。​
添加图表与动画：PPT 中使用图表能更直观展示数据。点击 “插入” 选项卡 - “图表”，选择合适的图表类型，如柱状图、折线图、饼图等，然后会弹出一个与所选图表类型对应的 Excel 数据表，输入或修改数据，PPT 中的图表会自动更新。想让 PPT 更生动，给元素添加动画效果。选中要添加动画的对象，如文本框、图片等，点击 “动画” 选项卡，选择各种动画效果，如飞入、淡入淡出、旋转等，还能设置动画的开始方式、持续时间、延迟时间等，让 PPT 演示更具吸引力。